英文メールでの敬称の使い方：Dear Mr. Chen、それとも Dear Wei-Ming？ あなたの「first name」はどちら？

公式サンプル問題で、Arun PhanがMr. Phanになるのはなぜ？

ETSのTOEIC Listening and Reading公式サンプル問題の最後のセット（問題196–200）には、塗料会社の広告、オンラインのショッピングカート、顧客からの苦情メールという3つの文章があります。メールの署名は次のようになっています。

Thank you,

Arun Phan

問題199では、"Which color does Mr. Phan indicate that he likes?"と尋ねています。問題200では、"What problem does Mr. Phan mention in his e-mail?"と尋ねています。

書き手はArun Phanと署名していますが、問題ではMr. Phanと呼ばれています。署名の最後の単語を取っているわけです。

これは、この問題だけの例ではありません。図表も含めてサンプル問題全体に登場する「Mr./Ms. + 名前」をすべて数えたところ、22例ありました。Part 4の電話メッセージ冒頭にあるHello Mr. Leeから、問題82の番組表に載っているMs. Ohtaまでさまざまです。問題内にその人のfull nameも示されている場合、敬称の後ろに来るのは必ずfamily nameでした。22例のうち、「Mr. + given name」になっているものは1つもありません。問題152–153のテキストメッセージのやり取りも同じです。画面にはSAM BACHとAKIRA OTANIと表示され、問題ではMr. Bach、Mr. Otaniと呼ばれています。

Phanがfamily nameで、Arunがgiven nameだとひと目でわからなければ、問題200でMr. Phanが何について苦情を述べているかを尋ねられたとき、まず3つの文章を探し回って、それが誰なのかを突き止めなくてはなりません。そこでこの記事では、基本的に聞こえるのに多くの人が迷ってしまう疑問に答えます。英語では、自分の名前のどちらがfamily nameで、どちらがgiven nameなのでしょうか？

「first name」は、最初に来る名前のこと？

いいえ。これはとてもよくある取り違えです。

英語では、first nameはgiven nameを、last nameはfamily nameを意味します。firstとlastと呼ばれるのは、英語ではgiven nameを先に、family nameを最後に置くからにすぎません。Arun Phanなら、Arunが先に来て、Phanが最後に来ます。

しかし、「先に来ること」と「given nameであること」は別の話です。中国語の名前である陳偉明（Chen Wei-Ming）では、最初の文字である陳（Chen）がfamily nameです。ですから、"What's your first name?"と尋ねられたら、答えはChenではなくWei-Mingです。

firstとlastをめぐるこの落とし穴を避けるため、公的な書類では、順番に左右されない言葉がよく使われます。

用語	意味	よく見かける場所
first name / given name / forename	名	申込書、登録ページ、航空券
last name / surname / family name	姓	申込書、パスポート、ビザ
full name	氏名全体	各種の申込書
middle name	2つ目のgiven name（英語圏では一般的ですが、持たない地域も多くあります）	米国の申込書

パスポートも同じ考え方です。たとえば、台湾外交部領事事務局によれば、ローマ字表記の名前は「family nameを先、given nameを後」に置き、family nameの後ろにはコンマを、given nameの音節間には原則としてハイフンを入れます。そのため、陳麗玲の台湾のパスポートにはCHEN, LI-LINGと記載されます。このコンマは、その前にある部分がfamily nameだという印です。

Mr. の後には family name と given name、どちらを続ける？

family name です。 英語のビジネス文書では、Mr.、Ms.、Mrs.、Dr. の後には family name（姓）を続けます。

• Wei-Ming Chen → Mr. Chen ✅、Mr. Wei-Ming ではありません ❌
• Arun Phan → Mr. Phan ✅、Mr. Arun ではありません ❌
• Dr. も同じです。Dr. Sandra Kim は Dr. Kim で、Dr. Sandra ではありません

Purdue Online Writing Lab (Purdue OWL) も、ビジネスレターのガイドではっきり説明しています。呼びかけには Dear Mr. Smith のように、"personal title and last/family name"（敬称と姓）を使います。

アジアのいくつかの地域では、別の呼び方になじみがあるかもしれません。たとえば、塾の先生を Miss Amy、同僚を Mr. Kevin と呼ぶような習慣です。その言語や地域では、まったく問題のない呼び方です。ただし、英語のビジネスメールで Dear Mr. Kevin と書くと、読む人は一瞬戸惑います。Mr. の後には family name が来ると思っているからです。

では、Ms.、Mrs.、Miss はどう使い分ければよいのでしょうか。要するに、相手の婚姻状況がわからない場合や、本人が希望する呼び方を示していない場合は、Ms. を使います。Ms. にも由来があります。実は何かの略語ではありません。詳しくは「TOEIC Part 7 の略語：n/a、Inc.、ext.、Re: の意味 — そしてなぜ Ms. は全く略語ではないのか」で紹介しています。

相手の名前がわからない、または男性か女性か判断できないときは？

状況は3つあります。

誰が読むのかわからない場合。 伝統的な書き出しは Dear Sir or Madam と To whom it may concern です。Cambridge Dictionary（ケンブリッジ英英辞典）では、to whom it may concern を、正式な手紙や通知の宛先が正確にはわからないときに冒頭へ書く表現と定義しています。ただ、今ではどちらも少し古風で冷たいと感じる人が多くいます。相手の役職や部署がわかるなら、通常は職名や部署名を使うほうが自然です。たとえば、Dear Hiring Manager、Dear Customer Service Team と書けます。

名前はわかるものの、性別を判断できない場合。 Alex Kim や Jordan Lee と署名されたメールを見ても、Mr. と Ms. のどちらを書くべきかはわかりません。推測せず、敬称を付けずに full name（フルネーム）を書きましょう。つまり、Dear Alex Kim とします。Purdue OWL でも Dear Chris Harmon を例に挙げており、代わりに職名を使う方法にも触れています。この方法は、アジアの名前を読む人にも役立ちます。Yu-Ting Lin を見ても性別を判断できない顧客は多いため、Dear Yu-Ting Lin とするのが安全です。

グループ宛てに書く場合。 Dear all、Dear team、Hello everyone が使えます。また、サンプル問題の131–134にあるメールのように、単に To all Pak Designs project leaders: と書くこともできます。

私たちの問題集にあるPart 6とPart 7の文章1,788件を数えたところ、そのうち422件では、最初の行がDear、Hello、Hiのいずれかで始まる呼びかけでした。

書き出し	文章数
Dear + Mr./Ms./Dr. + family name（Dear Ms. Hartwell）	169
Hello, / Hi,（単独で使用）	100
Dear / Hello + 役職、グループ、会社（Dear Valued Customer、Dear Hiring Manager、Hi team）	89
Dear / Hi + given name（Dear Daniel、Hi Raj）	61
Dear + 敬称 + full name（Dear Ms. Patricia Huang）	3
Dear Sir or Madam / To whom it may concern	0

最も多いのはDear + 敬称 + family name で、約40%です。Dear Sir or Madam と To whom it may concern は一度も登場しません。

first name で呼ぶのはいつから？

最初のメールでは Dear Mr. Chen と書き、相手からの返信には次のように署名されていたとします。

Best,

Mark

これは通常、「first name で呼んでください」という合図です。相手が first name で署名しているので、次のメールでは Hi Mark や Dear Mark と書けます。Purdue Online Writing Lab (Purdue OWL) の説明では、相手と面識があり、普段から first name で呼んでいるなら、冒頭の呼びかけにも first name だけを使ってかまいません。

反対に、相手がずっと full name で署名し、あなたを Ms. Lin と呼び続けているなら、こちらも Mr./Ms. + family name のままにして、自分から先に切り替えないほうがよいでしょう。正解が一つだけあるわけではありませんが、安全な習慣ならあります。相手の署名に合わせましょう。

Best regards と Sincerely、どちらを使う？

結びの言葉は、書き出しほど厳密ではありません。覚えておくルールは2つで十分です。

• Yours faithfully は、名前を入れずに Dear Sir または Dear Madam で始めた手紙に使う、英国式のフォーマルな結びです（Cambridge Dictionary では "mainly UK"〔主に英国〕と記されています）。
• Yours sincerely（米国では Sincerely や Sincerely yours と書くこともよくあります）は、特定の相手に宛てたフォーマルな手紙の結びに使います。

日常的なビジネスメールでは、Best regards、Kind regards、Regards、Best はどれもよく使われます。親しい同僚同士なら Thanks でも大丈夫です。私たちの問題集でも、だいたい同じ傾向でした。よく使われる結びの言葉で照合すると、401件の文章が見つかりました。

結び	文章数
Thanks	108
Best regards	73
Thank you	45
Sincerely	39
Regards	28
Kind regards	25
Yours sincerely / Best	それぞれ21
Warm regards	17
Yours faithfully	10
その他（Best wishes、Many thanks）	14

Yours faithfully を使った10通のうち、受取人の名前で始まるものは一つもありません（Dear Trustees、Dear Member、Dear Recruitment Team…）。上の英国式のルールどおりです。一方、公式サンプル問題に出てくる3通のメールは、すべて Thank you で結ばれています。2通は Thank you,、もう1通は Thank you for your support. です。

family name をすべて大文字で書く人がいるのはなぜ？

CHEN Wei-Ming、YAMADA Haruo――国際会議の名札や著者一覧で、このような表記を見たことがあるかもしれません。

これは、この記事の冒頭で取り上げた問題をまさに解決する書き方です。Chen Wei-Ming を見ただけでは、Chen が family name なのかどうか分からない人もいます。family name をすべて大文字で書けば、名前がどちらの順番で並んでいても、どの部分が family name なのか読み手に伝わります。

日本政府は2019年10月25日の関係府省庁申合せで、2020年1月1日から、公文書では原則として日本人の名前を姓、名の順でローマ字表記すると決めました。また、姓と名を明確に区別する必要がある場合は、姓をすべて大文字にするとしています。その申合せで使われている例が YAMADA Haruo です。一方、多くの国のパスポートでは、surname と given names を別々の欄に分けています。台湾のパスポートでは、前述のコンマが使われています。

メールの署名をすべて大文字にする必要はありません。ただ、自分の姓と名をよく取り違えられるなら、メールの署名に一度 Wei-Ming CHEN または CHEN Wei-Ming と書いておくと、どちらが姓なのか読み手に分かりやすく伝えられます。

日本人の名前は、英語ではどう扱われる？

日本語の名前は、山田春雄のように姓が先、名が後です。一方、英語では日本人も長いあいだ、Haruo Yamada のように名を先、姓を後に書くことがよくありました。

ただし、国語審議会はすでに2000年12月8日の答申「国際社会に対応する日本語の在り方」で、日本人の名前をローマ字で書く場合も「姓—名」の順が望ましいとしています。さらに、2019年10月25日の関係府省庁申合せにより、2020年1月1日から、各府省庁の英語版ウェブサイト、文書、名簿、名札、書簡などでは、原則として「姓—名」の順で表記することになりました。姓と名を明確に区別する必要がある場合は、YAMADA Haruo のように姓をすべて大文字で書きます。地方公共団体や民間にも「差し支えのない限り」姓を先にするよう求めていますが、これはお願いであって義務ではありません。

実際の英語では、今も両方の順序が使われています。TOEICの公式サンプル問題でも、AKIRA OTANI と名が先に書かれ、問題文では Mr. Otani と呼ばれています（問題152–153）。つまり、日本人の名前だからといって、姓と名の表記順を一律に決めつけることはできません。

日本語では「山田さん」のように、姓に「さん」を付けて呼ぶことが多く、これは英語の Mr./Ms. + family name に素直に対応します。したがって、山田さんなら Mr. Yamada または Ms. Yamada です。ただし、両方を重ねて Mr. Yamada-san とせず、Mr. Yamada と書きます。また、日本人の名だけを見ても、海外の人には男性か女性か分からないことがよくあります。その場合は、敬称を付けずに Dear + full name とするのが安全です。自分宛ての英語メールでも、同じ理由で相手がこの書き方をすることがあります。

実用上は、順序を1つ選び、一貫して使うのがおすすめです。メールの署名、LinkedIn、名刺で同じ順序にし、航空券やビザにはパスポートと同じ綴りを使います。間違えられることが多ければ、YAMADA Haruo のように姓を大文字にするか、単に “Please call me Haruo” と伝えてもかまいません。Mr. Haruo と呼ばれても侮辱ではありません。相手に呼び方を伝えるきっかけです。

TOEICではどう出題される？

TOEICで名前のどの部分がfamily name（姓）かを直接問われることはありませんが、それを前提にした問題は出てきます。

Part 7の問題で本文中の人物に触れるときは、Mr./Ms. + family nameという形がよく使われます。たとえば、メールの署名はJody Anneslyですが、問題178ではWho most likely is Ms. Annesly?と尋ねています。複数文書の問題では、文書をまたいで同じ人物を結びつける必要があります。ショッピングカートにはCustomer: Arun Phan、メールにはArun Phanと署名されており、問題199ではMr. Phanがどの色を気に入っているかを尋ねています。答えるには、メールに書かれた色のコードを、カートにある色名と対応させます。Mr. Phanを見た瞬間に、この人がカートの顧客であり、メールを書いた人でもあると分からなければなりません。

私たちのリーディング問題集でも調べてみました。同じ問題セット内にその人のfull nameも登場する「Mr./Ms./Mrs./Dr. + 名前1つ」の例は306件ありましたが、すべてfamily nameが使われており、given nameが使われた例は1つもありませんでした。

公式サンプルに登場する名前は、Akira Otaniも含め、すべてgiven nameが先、family nameが後という英語の順序で書かれています。そこで、問題を解くときの簡単な習慣として、署名を見たら、頭の中でMr./Ms. + 最後の単語に置き換えてみましょう。 問題にMr. Phanと出てきても、わざわざ前に戻って探さずに済みます。

名前に限っては、ルールより例外のほうが多い

ここまで説明したのは英語のビジネス文書における主流の書き方ですが、名前ほどルールどおりにいかないものもありません。

• すべての文化でfamily nameが最後に来るわけでも、family nameで相手を呼ぶわけでもありません。 ベトナムやタイでは、正式な場でも通常はgiven nameで呼びます。一方、日本、韓国、中国の名前ではfamily nameが先に来ます。こうした人たちに英語で書くときは、「Mr. + family name」が本人にとってなじみのある呼び方とは限らず、「最後の単語」がfamily nameとも限りません。相手がどのように署名しているかを確認しましょう。
• family nameが2つある人もいます。 スペイン語圏の名前には、父方と母方の2つのfamily nameが含まれることがよくあり、Mr.の後に両方を付ける場合も、最初の1つだけを付ける場合もあります。
• イギリス英語ではピリオドを付けないことがよくあります。 イギリス式ではMr Chen、Dr Kim、アメリカ式ではMr. Chen、Dr. Kimと書きます。どちらも正しい書き方です。
• Mr.やMs.で呼ばれたくない人もいます。 署名欄に希望する呼ばれ方（たとえば代名詞）を書いている人もいるので、その希望に従いましょう。迷ったときは、敬称を付けずにfull nameを使うのが最も安全です。
• 会社によって文化はかなり違います。 最初のメールからfirst nameで呼び合う会社もあれば、何年たってもMr./Ms.を使い続ける会社もあります。ルールを当てはめるより、相手に合わせるほうがいつでも確実です。
• 私たちの問題集の数字が表しているのは、私たちの問題集だけです。 この割合は私たちが作成した問題についてのものであり、実際のTOEICにおける出題の分布を示すものではありません。

要するに、まずfamily nameを見つける

英語のメールで相手をどう呼ぶかというルールは、実のところ1行にまとめられます。Mr./Ms.の後にはfamily nameを付けます。 Dear Sir or Madam、Hi Mark、Best regardsといったほかの表現は、すべてこのルールを取り巻く細かな話です。

難しいのは、その前の段階です。Arun Phan、Chen Wei-Ming、Kevin Chenといった名前を見て、どの部分がfamily nameなのかを判断しなければなりません。そこさえ正しく分かれば、Dear Mr. Wei-Mingと書いてしまうことはありませんし、問題200まで来てから3つの文書を見返してMr. Phanを探すこともありません。

英語塾のMiss Amyについては、自分の言語ではそのままMiss Amyでいてもらいましょう。ただし、英語でメールを書くときのために、彼女のfamily nameは覚えておいてください。

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ハンディ990のPart 7練習では、文章中の単語を長押しすると意味を調べられます。複数文書の問題では、署名と設問中のMr./Ms.が、文書同士を結びつける手がかりになることがよくあります。このシリーズの別の記事では、TOEIC Part 7 の略語：n/a、Inc.、ext.、Re: の意味 — そしてなぜ Ms. は全く略語ではないのかでMr.、Ms.、Mrs.そのものの由来を紹介し、オフィスで意味が変わる日常英語：sheets は寝具ではなく、bars はパブではなく、outstanding は「優秀」ではありませんではメールや職場で別の意味を持つ身近な単語を取り上げています。