Xưng hô trong email tiếng Anh thế nào: Dear Mr. Chen hay Dear Wei-Ming — và tên nào của bạn là “first name”?

Trong đề mẫu chính thức, vì sao Arun Phan lại trở thành Mr. Phan?

Nhóm câu hỏi cuối cùng trong đề mẫu TOEIC Listening and Reading chính thức của ETS (câu 196–200) gồm ba văn bản: quảng cáo của một công ty sơn, một giỏ hàng trực tuyến và email khiếu nại của khách hàng. Email được ký tên như sau:

Thank you,

Arun Phan

Câu 199 hỏi: Which color does Mr. Phan indicate that he likes? Câu 200 hỏi: What problem does Mr. Phan mention in his e-mail?

Người viết ký tên là Arun Phan; trong câu hỏi, anh ấy được gọi là Mr. Phan — đề đã lấy từ cuối cùng trong phần chữ ký.

Đây không phải trường hợp cá biệt. Chúng tôi đã đếm tất cả các cách gọi theo mẫu “Mr./Ms. + tên” trong toàn bộ đề mẫu, kể cả phần hình ảnh: có 22 trường hợp, từ Hello Mr. Lee ở đầu lời nhắn điện thoại trong Part 4 cho đến Ms. Ohta trên chương trình ở câu 82. Khi đề cũng cho biết full name của người đó, danh xưng luôn đi với family name; không một trường hợp nào trong 22 trường hợp là “Mr. + given name”. Chuỗi tin nhắn ở câu 152–153 cũng vậy: màn hình hiển thị SAM BACH và AKIRA OTANI, còn câu hỏi gọi họ là Mr. Bach và Mr. Otani.

Nếu không thể nhìn qua là biết Phan là family name còn Arun là given name, thì khi câu 200 hỏi Mr. Phan phàn nàn về vấn đề gì, trước tiên bạn sẽ phải lục tìm trong ba văn bản để xác định người này là ai. Vì vậy, bài viết này sẽ trả lời một câu hỏi nghe có vẻ cơ bản nhưng thường khiến nhiều người nhầm lẫn: trong tiếng Anh, phần nào trong tên bạn là family name và phần nào là given name?

“first name” có phải là tên đứng đầu không?

Không — và đây là một nhầm lẫn rất phổ biến.

Trong tiếng Anh, first name có nghĩa là given name, còn last name có nghĩa là family name. Chúng được gọi là first và last chỉ vì trong tiếng Anh, given name được đặt trước và family name được đặt sau: trong Arun Phan, Arun đứng đầu còn Phan đứng cuối.

Nhưng “đứng đầu” và “là given name” là hai chuyện khác nhau. Trong tên Trung Quốc Chen Wei-Ming (Trần Vĩ Minh), phần đứng đầu là Chen, và đó là family name. Vì vậy, khi ai đó hỏi "What's your first name?", câu trả lời là Wei-Ming chứ không phải Chen.

Để tránh cái bẫy first/last này, các biểu mẫu chính thức thường ưu tiên những từ không phụ thuộc vào thứ tự:

Thuật ngữ	Ý nghĩa	Nơi bạn thường gặp
first name / given name / forename	tên	biểu mẫu, trang đăng ký, vé máy bay
last name / surname / family name	họ	biểu mẫu, hộ chiếu, thị thực
full name	họ tên đầy đủ	đủ loại biểu mẫu
middle name	tên thứ hai (phổ biến ở các nước nói tiếng Anh, nhưng không có trong nhiều nền văn hóa khác)	biểu mẫu của Mỹ

Hộ chiếu cũng tuân theo logic này. Chẳng hạn, Cục Lãnh sự Đài Loan quy định tên La-tinh được viết theo thứ tự “family name trước, given name sau”, có dấu phẩy sau family name và theo nguyên tắc chung, có dấu gạch nối giữa các âm tiết của given name. Vì vậy, trên hộ chiếu Đài Loan, Chen Li-Ling được viết là CHEN, LI-LING — dấu phẩy ấy có nghĩa là “family name nằm ở phía trước”.

Mr. đi với family name hay given name?

Family name. Trong văn bản công việc bằng tiếng Anh, Mr., Ms., Mrs. và Dr. đi với family name:

• Wei-Ming Chen → Mr. Chen ✅, không phải Mr. Wei-Ming ❌
• Arun Phan → Mr. Phan ✅, không phải Mr. Arun ❌
• Dr. cũng không khác: Dr. Sandra Kim là Dr. Kim, không phải Dr. Sandra

Trong hướng dẫn viết thư thương mại, Purdue Online Writing Lab (Purdue OWL) nói rất rõ: ở lời chào, hãy dùng “personal title and last/family name” (danh xưng và họ), như Dear Mr. Smith.

Ở một số nơi tại châu Á, có thể bạn đã quen với cách khác — một giáo viên trung tâm tiếng Anh được gọi là Miss Amy, hay một đồng nghiệp được gọi là Mr. Kevin. Đây là một thói quen địa phương hoàn toàn bình thường khi dùng ngôn ngữ của bạn. Tuy nhiên, trong email công việc bằng tiếng Anh, Dear Mr. Kevin sẽ khiến người đọc khựng lại một chút vì họ chờ một family name sau Mr.

Còn Ms., Mrs. và Miss thì sao? Nói ngắn gọn: khi bạn không biết tình trạng hôn nhân của ai đó, hoặc họ chưa cho biết mình muốn được gọi thế nào, hãy dùng Ms. Bản thân Ms. cũng có một câu chuyện thú vị — thật ra nó không phải dạng viết tắt của bất kỳ từ nào — mà chúng tôi đã kể trong bài Tổng hợp các từ viết tắt trong TOEIC Part 7: n/a, Inc., ext. và Re: có nghĩa là gì — và tại sao Ms. thực chất không phải là từ viết tắt.

Nếu bạn không biết tên của họ, hoặc không biết họ là nam hay nữ thì sao?

Có ba trường hợp.

Bạn không biết ai sẽ đọc thư. Những cách mở đầu truyền thống là Dear Sir or Madam và To whom it may concern. Cambridge Dictionary định nghĩa to whom it may concern là câu được viết ở đầu một lá thư hoặc thông báo trang trọng khi bạn không biết chính xác văn bản đó nên được gửi cho ai. Ngày nay, nhiều người thấy cả hai cách này hơi lỗi thời và lạnh lùng. Nếu biết chức vụ hoặc bộ phận của người nhận, dùng tên chức vụ thường sẽ tự nhiên hơn: Dear Hiring Manager, Dear Customer Service Team.

Bạn biết tên nhưng không xác định được giới tính. Một email ký tên Alex Kim hoặc Jordan Lee không cho bạn biết nên viết Mr. hay Ms. Đừng đoán: hãy viết đầy đủ họ tên và bỏ danh xưng — Dear Alex Kim. Ví dụ của chính Purdue OWL là Dear Chris Harmon, và trang này cũng đề cập đến việc dùng chức vụ để thay thế. Mẹo này cũng hữu ích khi đọc tên người châu Á: một khách hàng nhìn thấy Yu-Ting Lin thường cũng không xác định được giới tính, nên Dear Yu-Ting Lin là lựa chọn an toàn.

Bạn đang viết cho một nhóm người. Dear all, Dear team, Hello everyone — hoặc giống như email trong các câu 131–134 của đề mẫu, chỉ cần viết To all Pak Designs project leaders:.

Chúng tôi đã đếm 1.788 bài đọc Part 6 và Part 7 trong ngân hàng câu hỏi của mình. Trong số đó, 422 bài có dòng đầu tiên là lời chào bắt đầu bằng Dear, Hello hoặc Hi:

Cách mở đầu	Số bài
Dear + Mr./Ms./Dr. + family name (Dear Ms. Hartwell)	169
Hello, / Hi, (đứng riêng)	100
Dear / Hello + chức vụ, nhóm hoặc công ty (Dear Valued Customer, Dear Hiring Manager, Hi team)	89
Dear / Hi + given name (Dear Daniel, Hi Raj)	61
Dear + danh xưng + full name (Dear Ms. Patricia Huang)	3
Dear Sir or Madam / To whom it may concern	0

Dear + danh xưng + family name là nhóm lớn nhất, chiếm khoảng 40%; Dear Sir or Madam và To whom it may concern không xuất hiện dù chỉ một lần.

Khi nào bạn có thể chuyển sang gọi bằng first name?

Email đầu tiên của bạn mở đầu bằng Dear Mr. Chen, còn thư trả lời được ký tên:

Best,

Mark

Đó thường là một lời mời: anh ấy ký bằng first name, nên trong email tiếp theo, bạn có thể viết Hi Mark hoặc Dear Mark. Theo cách diễn đạt của Purdue OWL: nếu bạn quen người đó và bình thường vẫn gọi họ bằng first name, chỉ dùng first name trong lời chào cũng hoàn toàn ổn.

Ngược lại, nếu họ vẫn ký bằng full name và vẫn gọi bạn là Ms. Lin, hãy tiếp tục dùng Mr./Ms. + family name và đừng là người chuyển cách xưng hô trước. Không có một đáp án đúng duy nhất, nhưng có một thói quen an toàn: hãy làm theo cách họ ký tên.

Nên viết Best regards hay Sincerely?

Cách kết thư linh hoạt hơn cách mở đầu. Chỉ cần nhớ hai quy tắc:

• Yours faithfully là cách kết thư trang trọng trong tiếng Anh-Anh dành cho những lá thư mở đầu bằng Dear Sir hoặc Dear Madam mà không có tên người nhận (Cambridge Dictionary ghi chú cách dùng này là "mainly UK").
• Yours sincerely (người Mỹ thường viết Sincerely hoặc Sincerely yours) dùng để kết một lá thư trang trọng gửi cho một người cụ thể.

Trong email công việc hằng ngày, Best regards, Kind regards, Regards và Best đều phổ biến; giữa những đồng nghiệp đã quen nhau, Thanks cũng ổn. Ngân hàng câu hỏi của chúng tôi cũng khá giống như vậy. Khi đối chiếu các cách kết thư phổ biến, chúng tôi tìm thấy 401 bài:

Cách kết thư	Số bài
Thanks	108
Best regards	73
Thank you	45
Sincerely	39
Regards	28
Kind regards	25
Yours sincerely / Best	mỗi cách 21
Warm regards	17
Yours faithfully	10
Khác (Best wishes, Many thanks)	14

Không lá thư nào trong số 10 lá kết bằng Yours faithfully mở đầu bằng tên người nhận (Dear Trustees, Dear Member, Dear Recruitment Team…), đúng như quy tắc của tiếng Anh-Anh ở trên. Còn trong ba email của đề mẫu chính thức, cả ba đều kết bằng Thank you: hai email viết Thank you, và một email viết Thank you for your support.

Tại sao một số người viết family name bằng chữ in hoa?

CHEN Wei-Ming, YAMADA Haruo — có thể bạn đã thấy cách viết này trên bảng tên tại hội nghị hoặc trong danh sách tác giả.

Nó giải quyết chính xác vấn đề được nêu ở đầu bài: khi nhìn thấy Chen Wei-Ming, người ta không biết Chen có phải là family name hay không. Hãy viết family name bằng chữ in hoa; dù tên được sắp xếp theo thứ tự nào, người đọc cũng biết phần nào là family name.

Trong một thỏa thuận liên bộ đề ngày 25 tháng 10 năm 2019, chính phủ Nhật Bản quyết định rằng từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, theo nguyên tắc chung, tên người Nhật trong các văn bản chính thức sẽ được La-tinh hóa theo thứ tự family name trước — và khi cần phân biệt rõ family name, phần này nên được viết hoàn toàn bằng chữ in hoa. Ví dụ trong thỏa thuận là YAMADA Haruo. Thay vào đó, hộ chiếu của nhiều nước tách hai phần thành các trường riêng: một trường cho surname và một trường cho given names; hộ chiếu Đài Loan dùng dấu phẩy đã nhắc ở trên.

Bạn không cần ký email bằng chữ in hoa. Nhưng nếu tên của bạn thường bị nhầm lẫn, việc viết Wei-Ming CHEN hoặc CHEN Wei-Ming một lần trong chữ ký email sẽ giúp người đọc thấy ngay câu trả lời.

Tên người Việt được dùng thế nào trong tiếng Anh?

Tên người Việt thường theo thứ tự họ + tên đệm + tên, chẳng hạn Nguyễn Văn Minh. Khi xưng hô, người Việt dùng tên — yếu tố cuối cùng — ngay cả trong những tình huống trang trọng: anh Minh, chị Lan, thầy Minh. Chỉ gọi một người bằng họ là chuyện hiếm gặp.

Điều này càng quan trọng vì Nguyễn phổ biến hơn hẳn mọi họ khác: các ước tính dao động từ hơn 30% dân số một chút đến 40% — con số được dùng trong tiêu đề một bài viết năm 2020 của Victor Mair trên Language Log. Vì vậy, cách gọi “Mr. Nguyen” đôi khi cũng không giúp thu hẹp phạm vi được bao nhiêu.

Trong tiếng Anh có hai thói quen, và cả hai đều hợp lý. Theo quy tắc phương Tây, “Mr. + family name” sẽ cho ta Mr. Nguyen; một đối tác nước ngoài viết Dear Mr. Nguyen là đang dùng đúng quy tắc, chứ không phải bất lịch sự. Nhưng ở Việt Nam, kể cả trong báo chí tiếng Anh của Việt Nam, dùng tên cũng rất phổ biến: khi đưa tin Pham Minh Chinh tái đắc cử thủ tướng vào tháng 7 năm 2021, Tuoi Tre News gọi ông là Chinh sau lần nhắc tên đầu tiên. Khi sống ở nước ngoài, nhiều người Việt cũng viết tên theo thứ tự phương Tây, chẳng hạn Minh Nguyen. Ngay trong đề mẫu TOEIC, người viết email là Arun Phan còn câu hỏi gọi anh ấy là Mr. Phan — Phan được xem là family name, và Phan cũng là một họ của người Việt.

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2023, hộ chiếu Việt Nam in “Họ” và “Chữ đệm và tên” trên hai dòng riêng, nên phần nào là surname đã rõ hơn. Tên đệm như Văn hay Thị không hoàn toàn giống middle name của phương Tây; trên các biểu mẫu phương Tây, nhiều người điền cả tên đệm và tên vào ô first name, chẳng hạn Van Minh, để phần Văn không bị bỏ đi như một “middle name”.

Lời khuyên thực tế vẫn vậy: chọn một thứ tự và dùng nhất quán trong chữ ký email, trên LinkedIn và danh thiếp; dùng đúng cách viết trên hộ chiếu khi đặt vé máy bay và xin thị thực; nếu mọi người cứ nhầm, hãy viết family name bằng chữ in hoa một lần, chẳng hạn Minh NGUYEN, hoặc đơn giản nói “Please call me Minh”. Được gọi là Mr. Minh hay Mr. Nguyen, khác với cách bạn muốn, cũng không phải một lời xúc phạm — đó là cơ hội để bạn cho đối phương biết mình muốn được gọi thế nào.

TOEIC dùng điều này để ra đề thế nào?

TOEIC sẽ không hỏi bạn phần nào trong tên là family name, nhưng lại dựa vào đó để đặt câu hỏi.

Khi câu hỏi Part 7 nhắc đến một người trong bài đọc, chúng thường dùng Mr./Ms. + family name: email được ký tên Jody Annesly, còn câu 178 hỏi Who most likely is Ms. Annesly? Với bộ câu hỏi có nhiều văn bản, bạn cần đối chiếu người xuất hiện trong các văn bản với nhau: giỏ hàng ghi Customer: Arun Phan, email được ký tên Arun Phan, còn câu 199 hỏi Mr. Phan thích màu nào — để tìm đáp án, bạn phải lấy mã màu trong email rồi đối chiếu với tên màu trong giỏ hàng. Ngay khi thấy Mr. Phan, bạn cần biết đó là vị khách trong giỏ hàng, đồng thời cũng là người viết email.

Chúng tôi cũng kiểm tra ngân hàng câu hỏi đọc hiểu của mình: trong 306 trường hợp có dạng “Mr./Ms./Mrs./Dr. + một tên” và cùng bộ câu hỏi cũng cho biết tên đầy đủ của người đó, tất cả đều dùng family name, không trường hợp nào dùng given name.

Mọi tên người trong đề mẫu chính thức đều được viết theo thứ tự tiếng Anh, given name đứng trước và family name đứng sau — kể cả Akira Otani. Vì vậy, một thói quen đơn giản khi làm bài là: hễ thấy chữ ký, hãy nhẩm chuyển nó thành Mr./Ms. + từ cuối cùng. Khi câu hỏi nhắc đến Mr. Phan, bạn sẽ không phải quay lại tìm nữa.

Tên người là nơi ngoại lệ nhiều hơn quy tắc

Những điều trên là cách viết phổ biến trong thư từ thương mại bằng tiếng Anh, nhưng tên người có lẽ là thứ ít chịu nghe lời nhất trên đời:

• Không phải nền văn hóa nào cũng đặt family name ở cuối, và cũng không phải nền văn hóa nào cũng gọi người khác bằng family name. Người Việt và người Thái thường được gọi bằng given name, kể cả trong tình huống trang trọng; còn tên của người Nhật, người Hàn và người Hoa đặt family name trước. Khi viết email cho họ bằng tiếng Anh, “Mr. + family name” có thể không phải cách họ quen được gọi, và “từ cuối cùng” cũng có thể không phải family name — hãy xem họ ký tên thế nào.
• Một số người có hai family name. Tên tiếng Tây Ban Nha thường có hai family name (của cha và của mẹ), và Mr. có thể đi với cả hai hoặc chỉ với family name đầu tiên.
• Tiếng Anh-Anh thường bỏ dấu chấm. Người Anh viết Mr Chen và Dr Kim; người Mỹ viết Mr. Chen và Dr. Kim. Cả hai cách đều đúng.
• Một số người hoàn toàn không muốn được gọi là Mr. hay Ms. Có người ghi cách xưng hô mình muốn dùng trong chữ ký, chẳng hạn như đại từ; bạn chỉ cần làm theo. Khi không chắc, dùng full name mà không kèm danh xưng là lựa chọn an toàn nhất.
• Văn hóa ở mỗi công ty rất khác nhau. Có công ty gọi nhau bằng first name ngay từ email đầu tiên; có nơi dùng Mr./Ms. suốt nhiều năm. Làm theo cách người kia dùng luôn tốt hơn áp dụng máy móc một quy tắc.
• Các con số về ngân hàng câu hỏi chỉ mô tả ngân hàng câu hỏi của chúng tôi. Những tỷ lệ đó phản ánh các câu hỏi chúng tôi đã viết, chứ không phải tỷ lệ phân bố trong đề TOEIC thật.

Tóm lại: trước tiên hãy tìm family name

Quy tắc xưng hô trong email tiếng Anh thực ra chỉ gói gọn trong một câu: Mr./Ms. đi với family name. Mọi thứ khác — Dear Sir or Madam, Hi Mark, Best regards — chỉ là những chi tiết xoay quanh quy tắc ấy.

Phần khó lại nằm ở bước trước đó: nhìn vào Arun Phan, Chen Wei-Ming và Kevin Chen rồi xác định phần nào là family name. Làm đúng bước này, bạn sẽ không bao giờ viết Dear Mr. Wei-Ming — và đến câu 200, bạn cũng không còn phải lục lại ba văn bản để tìm xem Mr. Phan là ai.

Còn Miss Amy ở trung tâm luyện thi — trong tiếng Việt, cứ để cô ấy là Miss Amy. Chỉ cần nhớ family name của cô ấy khi bạn viết email bằng tiếng Anh.

---

Trong phần luyện tập Part 7 của Chinh Phục 990, hãy nhấn giữ bất kỳ từ nào trong bài đọc để tra nghĩa; ở các bộ câu hỏi có nhiều văn bản, chữ ký cùng Mr./Ms. trong câu hỏi thường chính là manh mối nối các văn bản với nhau. Các bài khác trong loạt này gồm: Tổng hợp các từ viết tắt trong TOEIC Part 7: n/a, Inc., ext. và Re: có nghĩa là gì — và tại sao Ms. thực chất không phải là từ viết tắt, kể câu chuyện đằng sau chính các danh xưng Mr., Ms. và Mrs.; và Những từ tiếng Anh thường ngày đổi nghĩa nơi công sở: sheets không phải chăn ga, bars không phải quán rượu, còn outstanding không có nghĩa là xuất sắc, nói về những từ quen thuộc mang nghĩa mới trong email và nơi làm việc.